Аутсорсинг

Сроки и определения.

Аутсорсинг (от англ. Outsourcing: внешний источник) — передача организацией определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, которая специализируется в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, что имеют разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Аутстаффинг — привлечение компанией внештатного специалиста (фрилансера), который имеет соответствующие знания, профессиональные навыки и опыт, на время выполнения определенного проекта, а также с целью уклонения от соблюдения требований трудового законодательства.

Под аутстаффингом понимают выведение сотрудника за штат компании-заказчика и оформления его в штат компании-провайдера, при этом он продолжает работать на прежнем месте и исполнять свои прежние обязанности, но обязанности работодателя по отношению к нему исполняет уже компания-провайдер.

Аутсорсинг бизнес-процессов — одна из разновидностей аутсорсинга, при которой организация передает на обслуживание другой компании непрофильные бизнес-процессы. Аутсорсинг бизнес-процессов является наиболее глубокой формой аутсорсинга, что допускает тесное взаимодействие между заказчиком и поставщиком услуг (аутсорсером).

Субконтрактинг (субконтрактация) — вид аутсорсинга, употребимый промышленными предприятиями для оптимизации производственных процессов. Заключается в том, что одно промышленное предприятие (контрактер) размещает на другом предприятии (субконтракторе) заказ на разработку или изготовление некоторой продукции, или на выполнение технологических процессов в соответствии с требованиями заказчика, чтобы позволял компании-контрактеру построить более действенную и более эффективную организационную структуру производства.

Офшорный аутсорсинг — один из видов аутсорсинга, что допускает передачу некритических для бизнеса процессов компаниям, которые находятся в географическом удалении. Другими словами — это взаимовыгодное сотрудничество компаний, при котором физическое расположение офисов каждой из них не суть важно. Наиболее значимой при этом есть экономия за счет разного уровня оплаты труда.

Аутсорсер — специализирована организация класса, поставщик услуг аутсорсинга. Основными признаками аутсорсинговой организации – выделение в бизнесе ключевого процесса предоставления услуг, которые есть для других организаций вспомогательными.

Фрил нсер (в переносном значении — вольный художник) — человек, который выполняет работу без вывода долговременного договора с работодателем, наемный только для выполнения определенного перечня работ (внештатный работник). Также фрилансером является работником, приглашенным для выполнения работ в ходе аутстаффинга. Будучи вне постоянного штата какой-либо компании, фрилансер может одновременно выполнять заказ для разных клиентов.

Немного истории.

Пионерами аутсорсинга в России стали частные охранительные предприятия (ЧИП), которые позволили сотням предприятий защитить свой бизнес качественнее и более профессионально, чем несколько штатных охранников. Первые Чепи появились в начале 90-х годов, некоторые из них успешно существуют до сих пор, превратившись в достаточно крупные многопрофильные компании, которые специализируются в сфере обеспечения физической охраны лица и объектов, коммерческой безопасности и технической защиты объектов.

Постепенно бизнес становился более цивилизованным, и все большее значение приобретала реклама. Специалистов по рекламе катастрофически не хватало, что создало благоприятную почву для образования специализированных рекламных агентств, способных выполнять сложные проекты. Расходы на привлечение рекламного агентства было не меньше, а во многих случаях больше, чем выполнение работ силами собственного отдела, но это был единственный путь создания качественной рекламы.

Вслед за рекламными агентствами появились PR-агентства и исследовательские компании, причем если последние притягивались, как правило, на проектной основе, то много рекламных и PR-агентства выполняли полный спектр функций соответствующих отделов своих клиентов, фактически замещая эти отделы.

Первыми предложенными на рынке функциями ИТ-АУТСОРСИНГА стали техническое обслуживание офисной техники и системное администрирование. Впоследствии, этот список дополнили аутсорсинг ИТ-ИНФРАКСТРУКТУРИ, управление дополнениями и аутсорсинг ИТ-СПЕЦИАЛИСТОВ.

ИТ-АУТСТАФФИНГ был частным случаем кадрового аутсорсинга (аутстаффинга), которым в России занимались в основном западные кадровые агентства. В большинстве случаев к аутстаффингу удавались для создания проектной команды на относительно небольшие сроки. Это позволяло сократить расходы на поиск персонала, что было особенно актуально для найма временных сотрудников. Кроме того, аутстаффинг позволял сотрудникам поработать на нескольких разных проектах без изменения места работы, что было очень удобным для молодых специалистов.

Аутсорсинг бухгалтерии вызывал наибольшие опасения среди владельцев и менеджеров российских предприятий, но по мере того, как все больше представительств западных компаний отдавали свою бухгалтерию посторонним организациям, некоторые российские компании также сделали свой выбор в интересах аутсорсинга.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерии была пропорциональна количеству обрабатываемых документов, потому позволяла многим небольшим компаниям обойтись без штатного бухгалтера или освободить от этих обязанностей сотрудника, который совмещает должность главного бухгалтера с некоторой другой.

Тенденции.

Первый вопрос, который встает перед компанией, которая собирается прибегнуть к услугам аутсорсера: кому лучше передать бизнес-процесс – отдельному человеку или фирме? Юридическое лицо, как правило, стремится к долгосрочным отношениям, для него это часть делового имиджа. А вот для фрилансера куда более важное получение прибыли, и он легко может пожертвовать заказам советы более выгодного. Поэтому даже при ровной нагрузке и сопоставимом качестве работы фирмы имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.

Широкому распространению аутсорсинга в нашей стране мешает ряд факторов. Среди объективных – отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством или отраслевыми стандартами. И далеко не всегда настоящие договоры составлены грамотно.

Вместе с высокими расценками предпринимателей отпугивает отсутствие реальных механизмов возмещения убытков, которые возникают в результате некачественного или несвоевременного выполнения договора подрядчиком, или утечки коммерческой информации. Доверив "чужаку" конфиденциальные сведения, заказчику остается надеяться на его порядочность. Если штатного сотрудника можно освободить по статьи, то вину аутсорсера придется доводить через суд.

Разновидности.

Бухгалтерский учет и расчет налогов

Юридическое обеспечение деятельности

Расчет заработной платы сотрудников

Управление персоналом

Информационные системы и управление базами данных

Маркетинговые коммуникации и связки с общественностью

Управление проектами от разработки к реализации

Вопрос экономической и информационной безопасности

Управление логистикой и доставкой

Производство

Сборник и тестирование

Уборка и обслуживание

Управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, автомобильный, железнодорожный транспорт)

Вывод.

Прежде чем применять аутсорсинг или отказаться от него, нужно просчитать все плюсы и минусы каждого варианта – финансовые и нефинансовые, тактические и стратегические. А также оценить риски и определить резервные сценарии.

Если компания не имеет сформулированные цели и задания, которые она хочет решить методом передачи некоторых функций на аутсорсинг, скорее всего, этот переход не даст желаемый эффект

Основные критерии, которыми необходимо руководствоваться при переводе службы на аутсорсинг, следующие:

долго- и среднесрочная стратегия компании в области развития бизнеса;

принятая в компании модель управления;

целевые финансовые показатели бизнеса.

Многие считают, что основное преимущество от использования аутсорсинга лежит именно в финансовой плоскости: "чужие" специалисты смогут обслуживать инфраструктуру более дешево собственных. Однако это не всегда так. "Размер сокращения расходов в компании зависит от степени эффективности ее собственной службы. Если она невысокая, то экономия будет ощутимой. Но главная цель перехода на аутсорсинг — концентрироваться на собственном бизнесе, а эффективность будет определяться конкуренцией аутсорсеров.

Достаточно распространена мысль о том, что аутсорсинг следует рассматривать только с точки зрения уменьшения расходов, является ошибочной. Оптимизация сводится не только к сокращению расходов. Основная цель аутсорсинга и главная предпосылка к переходу на аутсорсинг заключается в определении роли структуры, которая выводится на аутсорсинг, в конечном успехе бизнеса (а, как показывают последние исследования, эта роль очень большая) и понимании того, что следует сделать, чтобы эта структура помогла бизнесу добиться поставленных целей. Таким образом идти на аутсорсинг только совет экономии прямых расходов не приносит ожидаемых результатов. Аутсорсинг помогает в снижении непрямих расходов – за счет обеспечения большей гибкости и соответствия объема сервисов заданием текущего периода. Повышается управляемость, но прямые расходы при этом не снижаются.

Выделение какой-либо службы в дочернюю компанию – это еще не аутсорсинг. Когда эта компания начнет набирать клиентов со стороны и вступать в конкуренцию с другими – тогда это будет аутсорсинг.

К принятию окончательного решения: пользоваться услугами аутсорсера или нет необходимо:

Произвести согласованную позицию, которая учитывает интересы всех представителей руководства. Не исключено, что ценное время и другие ресурсы будут упущенный на поиск поставщика услуг, эффективность работы которого окажется неприемлемой для одного из руководителей. Зато четко определенная мотивация помогает правильно выделить критически важны области аутсорсинга.

У разных поставщиков услуг аутсорсинга есть свои достоинства и недостатки. Хорошо сформулированная мотивация поможет соотнести их сильные стороны с вашими потребностями и упростит отсечение кандидатов, которые не отвечают требованиям, которые предъявляются к ним.

Прежде чем решать вопрос о выборе поставщика услуг аутсорсинга и начала переговоров, четко сформулируйте и обозначьте приоритеты мотивов, которые лежат в основе принятия решения об аутсорсинге. Вы увидите, что мотивация управляет многими аспектами процесса аутсорсинга и помогает вам понять, чем эти услуги будут полезные компании.

Мотивация помогает найти баланс между суммой выплачиваемых денег и качеством получаемых услуг. Большинство поставщиков услуг аутсорсинга готово заметно улучшить качество обслуживания – но за намного большие деньги.

Исходя из мотивации должны определяться показатели эффективности, на основании которых вы и ваш поставщик услуг аутсорсинга осуществляете управление проектом. Ведь именно значения показателей эффективности характеризуют то, что вы п